Tổ chức một sự kiện doanh nghiệp nghe có vẻ đơn giản khi chỉ nhìn vào ngày diễn ra chương trình. Tuy nhiên, phía sau một buổi khai trương, hội nghị, hội thảo, gala dinner hay roadshow là rất nhiều hạng mục cần được chuẩn bị đồng bộ.

Từ sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED cho đến MC, lễ tân, PG, PB, nội dung chương trình và phương án vận hành, chỉ cần một khâu thiếu sự phối hợp cũng có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời.

Đó là lý do nhiều doanh nghiệp tại Cần Thơ lựa chọn tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thay vì tự thuê từng nhà cung cấp riêng lẻ.

Theo thông tin được công bố trên website, Mekong Event cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, roadshow và du lịch teambuilding; đơn vị thực hiện nhiều dạng chương trình như hội chợ triển lãm, hội nghị – hội thảo, khai trương, khánh thành, khởi công, ra mắt sản phẩm, tiệc và các chương trình MICE.

Vì sao doanh nghiệp thường không muốn tự chuẩn bị từng hạng mục?

Khi tổ chức một sự kiện, người phụ trách thường phải làm việc với rất nhiều bên.

Một bên cung cấp âm thanh.

Một bên phụ trách ánh sáng.

Một bên cho thuê sân khấu.

Một bên cung cấp màn hình LED.

Một bên cung cấp MC.

Một bên chuẩn bị PG, PB hoặc lễ tân.

Nếu tất cả các đơn vị hoạt động riêng lẻ, doanh nghiệp sẽ phải tự theo dõi thời gian, số lượng nhân sự, thiết bị và tiến độ của từng bên.

Đối với những người không chuyên về tổ chức sự kiện, đây có thể là một khối lượng công việc khá lớn.

Đặc biệt, càng gần ngày diễn ra chương trình, áp lực càng tăng nếu có thay đổi về địa điểm, thời gian hoặc nội dung.

Một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt việc phải điều phối quá nhiều đầu mối.

Mekong Event – giải pháp tổ chức sự kiện tại Cần Thơ

Mekong Event là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Cần Thơ và khu vực miền Tây.

Website của đơn vị giới thiệu các dịch vụ liên quan đến tổ chức khai trương, khánh thành, hội nghị, hội thảo, roadshow, hội chợ triển lãm, lễ khởi công, ra mắt sản phẩm và các chương trình tiệc.

Điểm đáng chú ý là sự kiện không chỉ được nhìn dưới góc độ sân khấu hay thiết bị.

Một chương trình chuyên nghiệp còn cần sự phối hợp giữa con người – thiết bị – nội dung – không gian – thời gian.

Khi các yếu tố này được chuẩn bị đồng bộ, người phụ trách doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào khách mời, đối tác và mục tiêu chính của chương trình.

Tổ chức khai trương cần nhiều hơn một chiếc backdrop

Khai trương là một trong những sự kiện mà doanh nghiệp thường muốn tạo ấn tượng ngay từ đầu.

Một chương trình khai trương có thể bao gồm:

• Khu vực đón khách.
• Lễ tân.
• MC dẫn chương trình.
• Sân khấu.
• Âm thanh.
• Ánh sáng.
• Màn hình LED hoặc backdrop.
• Nghi thức khai trương.
• Văn nghệ.
• Chụp ảnh.
• Hoạt động tương tác với khách hàng.

Nếu doanh nghiệp tự chuẩn bị từng hạng mục, việc đảm bảo tất cả hoạt động đúng thời gian có thể không đơn giản.

Vì vậy, việc xây dựng kịch bản và timeline chương trình từ trước là rất quan trọng.

Hội nghị – hội thảo cần sự chỉn chu trong từng chi tiết

Đối với hội nghị hoặc hội thảo, yếu tố quan trọng không chỉ là hình thức.

Âm thanh cần đủ rõ để khách mời có thể theo dõi nội dung.

MC cần điều phối chương trình đúng thời lượng.

Khu vực đón khách cần được chuẩn bị trước.

Các phần phát biểu, trình chiếu hoặc giao lưu cần có thứ tự rõ ràng.

Mekong Event cũng giới thiệu dịch vụ tổ chức hội nghị – hội thảo và từng chia sẻ quy trình chương trình gồm các bước từ đón tiếp khách, MC giới thiệu, phát biểu khai mạc, nội dung chính cho đến bế mạc và tặng quà lưu niệm.

Đây là những chi tiết nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng đáng kể đến cảm nhận của khách tham dự.

Roadshow cần sự phối hợp giữa nhân sự và phương tiện

Roadshow thường có tính chất khác với hội nghị hay khai trương.

Chương trình cần tạo sự chú ý trong quá trình di chuyển hoặc tiếp cận nhiều khu vực.

Do đó, doanh nghiệp có thể cần đội ngũ PG, PB, phương tiện, vật phẩm quảng bá và kế hoạch tuyến đường.

Mekong Event hiện giới thiệu các hoạt động roadshow trong nhóm dịch vụ tổ chức sự kiện và trên website cũng có những chương trình roadshow được giới thiệu, trong đó có hoạt động roadshow bằng thuyền cano trên sông.

Teambuilding không chỉ là những trò chơi tập thể

Nhiều doanh nghiệp tổ chức teambuilding với mục tiêu tạo sự kết nối giữa nhân viên, đối tác hoặc khách hàng.

Một chương trình tốt cần có chủ đề, kịch bản và hệ thống trò chơi phù hợp với số lượng người tham gia.

Mekong Event giới thiệu các chương trình teambuilding với mục tiêu kết nối doanh nghiệp, đối tác và khách hàng chiến lược.

Đơn vị cũng có các chương trình kết hợp training – teambuilding – gala dinner, phù hợp với doanh nghiệp muốn kết hợp hoạt động đào tạo, gắn kết đội ngũ và tiệc tổng kết trong cùng một hành trình.

Nhân sự sự kiện cũng là yếu tố cần được chuẩn bị

Một sự kiện có thể sở hữu sân khấu đẹp nhưng nếu thiếu nhân sự điều phối thì chương trình vẫn khó vận hành trơn tru.

MC giúp dẫn dắt nội dung.

Lễ tân hỗ trợ đón tiếp.

PG/PB hỗ trợ các hoạt động quảng bá.

Nhóm múa, DJ hoặc nghệ sĩ có thể góp phần tạo không khí cho chương trình.

Mekong Event có giới thiệu dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện như PG, PB, MC, nhóm múa, DJ, ảo thuật gia và chú hề.

Điều này có thể phù hợp với doanh nghiệp muốn tập trung vào nội dung kinh doanh thay vì phải tự tìm kiếm từng nhân sự cho chương trình.

Doanh nghiệp nào phù hợp với dịch vụ tổ chức sự kiện?

Dịch vụ tổ chức sự kiện có thể phù hợp với nhiều nhóm khách hàng như:

Doanh nghiệp khai trương: Muốn tạo ấn tượng và thu hút khách hàng trong ngày đầu hoạt động.

Công ty tổ chức hội nghị: Cần không gian, sân khấu, âm thanh và nhân sự điều phối.

Thương hiệu ra mắt sản phẩm: Muốn có chương trình giới thiệu sản phẩm kết hợp truyền thông và trải nghiệm.

Doanh nghiệp tổ chức roadshow: Cần đội ngũ nhân sự và phương án triển khai đồng bộ.

Công ty tổ chức teambuilding: Muốn xây dựng hoạt động gắn kết nhân viên và đối tác.

Doanh nghiệp tổ chức gala dinner: Cần chương trình giải trí, sân khấu và kịch bản xuyên suốt.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên bắt đầu từ mục tiêu

Trước khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện, doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu.

Sự kiện nhằm khai trương?

Giới thiệu sản phẩm?

Tri ân khách hàng?

Kết nối nhân viên?

Tạo hoạt động truyền thông?

Hay kết hợp nhiều mục tiêu trong cùng một chương trình?

Khi mục tiêu được xác định rõ, đơn vị tổ chức có thể xây dựng nội dung và lựa chọn các hạng mục phù hợp hơn.

Không phải sự kiện nào cũng cần sân khấu lớn hoặc hệ thống thiết bị quá phức tạp.

Điều quan trọng là ngân sách được phân bổ đúng vào những hạng mục có khả năng tạo ra giá trị cho chương trình.

Một sự kiện doanh nghiệp thành công không chỉ phụ thuộc vào sân khấu đẹp hay hệ thống âm thanh lớn.

Đằng sau đó là cả quá trình lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, chuẩn bị nhân sự, thiết bị, thời gian và phương án vận hành.

Nếu doanh nghiệp không muốn phải tự liên hệ với quá nhiều nhà cung cấp, việc tìm một đơn vị có thể phối hợp nhiều hạng mục sẽ giúp quá trình chuẩn bị thuận tiện hơn.

Với các dịch vụ tổ chức sự kiện Cần Thơ, khai trương, hội nghị – hội thảo, roadshow, teambuilding và MICE, Mekong Event là một đơn vị mà doanh nghiệp có thể tham khảo khi lên kế hoạch cho chương trình của mình. Website của đơn vị cũng công bố nhiều chương trình đã thực hiện trong các nhóm sự kiện và teambuilding.

Một sự kiện chuyên nghiệp không bắt đầu từ việc thuê thật nhiều thiết bị, mà bắt đầu từ một kế hoạch được chuẩn bị đúng và một đội ngũ có thể đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu ý tưởng đến khi chương trình kết thúc.

Mekong Event – Ninh Kiều

📍 Địa chỉ theo dữ liệu bạn cung cấp: Số 56 – 58 Trần Bình Trọng, P. An Phú, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ.

📞 Điện thoại: 0919.444.545 – 0961.73.68.68

🌐 Website: mekongevent.vn

Lưu ý: Website chính thức hiện hiển thị địa chỉ 58 Trần Bình Trọng và số điện thoại 0292 3819 219 / 0961 73 68 68; vì thông tin địa chỉ và số điện thoại giữa dữ liệu bạn cung cấp và website có điểm khác nhau, khách hàng nên liên hệ trước để xác nhận thông tin mới nhất.