Tổ chức một sự kiện tưởng chừng chỉ cần chuẩn bị địa điểm, khách mời và chương trình. Tuy nhiên, khi bắt tay vào thực hiện, người phụ trách mới nhận ra có rất nhiều hạng mục cần được xử lý cùng lúc. Từ lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, chuẩn bị không gian, trang trí, âm thanh, ánh sáng cho đến điều phối nhân sự và xử lý những tình huống phát sinh trong ngày diễn ra chương trình.
Đặc biệt, với những người lần đầu tổ chức sự kiện, việc phải tự mình quản lý quá nhiều đầu việc có thể khiến chương trình trở nên áp lực và dễ xảy ra thiếu sót.
Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp, gia đình và cá nhân lựa chọn tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện để được hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị và triển khai.
Tại Cần Thơ, Nguyên Khang Event là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, phù hợp để khách hàng tham khảo khi có nhu cầu triển khai các chương trình và sự kiện theo kế hoạch riêng.
Vì sao tổ chức sự kiện thường phát sinh nhiều đầu việc?
Một sự kiện thành công không chỉ phụ thuộc vào một yếu tố.
Chương trình có thể có nội dung hay nhưng âm thanh không phù hợp thì trải nghiệm của khách mời vẫn bị ảnh hưởng.
Không gian đẹp nhưng bố trí bàn ghế thiếu hợp lý cũng có thể khiến khách cảm thấy bất tiện.
Sân khấu được trang trí đẹp nhưng chương trình không có kịch bản rõ ràng thì các tiết mục rất dễ bị chồng chéo hoặc kéo dài thời gian.
Vì vậy, tổ chức sự kiện thường là công việc đòi hỏi nhiều bộ phận phối hợp.
Người phụ trách cần theo dõi:
- Địa điểm.
- Thời gian.
- Sân khấu.
- Trang trí.
- Âm thanh.
- Ánh sáng.
- Bàn ghế.
- Nhân sự.
- Nội dung chương trình.
- Khách mời.
- MC.
- Thiết bị.
- Quà tặng.
- Kịch bản.
- Tiến độ setup.
- Các tình huống phát sinh.
Chỉ cần một hạng mục chậm tiến độ cũng có thể ảnh hưởng đến những phần việc phía sau.
Người tổ chức sự kiện lần đầu thường gặp khó khăn gì?
Một trong những vấn đề phổ biến nhất là không biết bắt đầu từ đâu.
Có quá nhiều việc phải làm nhưng không biết việc nào cần ưu tiên trước.
Ví dụ, trước khi thuê thiết bị, cần biết quy mô chương trình.
Trước khi thiết kế sân khấu, cần biết địa điểm và diện tích.
Trước khi bố trí bàn ghế, cần xác định số lượng khách.
Trước khi xây dựng kịch bản, cần xác định mục tiêu của chương trình.
Nếu không có kế hoạch tổng thể, người tổ chức rất dễ rơi vào tình trạng xử lý từng việc riêng lẻ.
Đến gần ngày diễn ra sự kiện mới phát hiện còn thiếu thiết bị, thiếu nhân sự hoặc chưa thống nhất được nội dung.
Tổ chức sự kiện cần bắt đầu từ mục tiêu
Một chương trình doanh nghiệp có thể được tổ chức vì nhiều mục đích khác nhau.
Chẳng hạn:
Khai trương nhằm tạo sự chú ý và thu hút khách hàng ngay trong những ngày đầu hoạt động.
Hội nghị khách hàng nhằm gặp gỡ, tri ân và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Gala Dinner nhằm tạo không gian giao lưu, tổng kết và gắn kết nhân viên.
Sinh nhật nhằm tạo một buổi gặp mặt đáng nhớ cho gia đình hoặc bạn bè.
Activation nhằm giúp khách hàng trực tiếp trải nghiệm sản phẩm.
Mỗi mục tiêu sẽ cần một cách tổ chức khác nhau.
Do đó, trước khi bắt đầu, khách hàng nên xác định rõ mình muốn người tham dự nhìn thấy điều gì, cảm nhận điều gì và thực hiện hành động gì sau sự kiện.
Kịch bản giúp chương trình diễn ra theo đúng trình tự
Một chương trình không có kịch bản rõ ràng rất dễ bị gián đoạn.
Kịch bản cần thể hiện các nội dung như:
- Thời gian bắt đầu.
- Đón khách.
- Ổn định khách mời.
- Khai mạc.
- Giới thiệu đại biểu.
- Nội dung chính.
- Tiết mục biểu diễn.
- Phát biểu.
- Nghi thức.
- Minigame hoặc hoạt động tương tác.
- Dùng tiệc.
- Giao lưu.
- Bế mạc.
Tùy từng chương trình, các nội dung sẽ được điều chỉnh.
Một kịch bản tốt không chỉ giúp MC biết mình cần nói gì mà còn giúp đội ngũ phía sau biết khi nào cần bật nhạc, khi nào chuyển ánh sáng, khi nào phát video và khi nào chuẩn bị cho phần tiếp theo.
Setup trước sự kiện quan trọng như thế nào?
Rất nhiều sự cố có thể được hạn chế nếu quá trình setup được chuẩn bị kỹ.
Trước khi khách đến, đội ngũ cần kiểm tra không gian và thiết bị.
Ví dụ:
Âm thanh: Kiểm tra loa, micro, nhạc nền và âm lượng.
Ánh sáng: Kiểm tra vị trí chiếu sáng sân khấu và khu vực khách.
Màn hình: Kiểm tra nội dung hiển thị, video và hình ảnh.
Sân khấu: Kiểm tra backdrop, khu vực phát biểu và lối di chuyển.
Bàn ghế: Kiểm tra số lượng và cách sắp xếp.
Đón khách: Xác định vị trí check-in, lễ tân và hướng dẫn khách.
Những việc tưởng nhỏ này lại có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời.
Nhân sự là một phần quan trọng của sự kiện
Một chương trình có thể cần nhiều vị trí khác nhau.
Tùy quy mô, khách hàng có thể cần:
- MC.
- Lễ tân.
- Nhân viên check-in.
- Điều phối.
- Kỹ thuật âm thanh.
- Kỹ thuật ánh sáng.
- Nhân sự sân khấu.
- PG/PB.
- Nhân viên hỗ trợ khách mời.
Nếu một người phải cùng lúc đảm nhận quá nhiều vị trí, việc kiểm soát chương trình sẽ khó khăn hơn.
Đặc biệt trong những chương trình đông người, đội ngũ điều phối cần có mặt xuyên suốt để xử lý những tình huống phát sinh.
Không nên chỉ chuẩn bị cho phương án hoàn hảo
Một trong những kinh nghiệm quan trọng khi tổ chức sự kiện là luôn cần có phương án dự phòng.
Ví dụ:
Nếu tổ chức ngoài trời, cần tính đến trường hợp thời tiết thay đổi.
Nếu sử dụng video, nên kiểm tra trước file và thiết bị trình chiếu.
Nếu có chương trình biểu diễn, cần chuẩn bị nội dung thay thế trong trường hợp tiết mục bị thay đổi.
Nếu có khách mời quan trọng, cần xác nhận lịch trước.
Nếu có hoạt động ngoài trời, cần tính toán phương án thay thế khi địa điểm không phù hợp.
Việc chuẩn bị trước giúp người phụ trách bình tĩnh hơn khi có vấn đề xảy ra.
Thuê đơn vị tổ chức sự kiện có thể giúp giảm áp lực
Thay vì tự tìm từng nhà cung cấp, khách hàng có thể trao đổi với một đơn vị tổ chức sự kiện ngay từ đầu.
Đơn vị tổ chức có thể dựa trên:
Mục tiêu + quy mô + địa điểm + thời gian + ngân sách
để đề xuất phương án triển khai.
Điều này giúp khách hàng dễ hình dung tổng thể chương trình hơn.
Đặc biệt với những người chưa có nhiều kinh nghiệm, việc có một đội ngũ hỗ trợ có thể giúp giảm đáng kể số lượng công việc phải tự xử lý.
Nguyên Khang Event – Cần Thơ
Theo thông tin được cung cấp, Nguyên Khang Event là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Cần Thơ.
Đơn vị phù hợp để khách hàng tham khảo khi có nhu cầu tổ chức các chương trình và cần hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị, triển khai.
Tên đơn vị: Nguyên Khang Event
Khu vực hoạt động: Cần Thơ.
Khi liên hệ, khách hàng nên trao đổi cụ thể về loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm, thời gian và những hạng mục mong muốn để được tư vấn phương án phù hợp.
Những thông tin nên chuẩn bị trước khi liên hệ
Để việc tư vấn nhanh hơn, khách hàng có thể chuẩn bị trước một số thông tin cơ bản.
1. Loại sự kiện
Ví dụ:
- Tiệc cưới.
- Khai trương.
- Hội nghị.
- Gala Dinner.
- Sinh nhật.
- Hội họp.
- Activation.
- Sự kiện doanh nghiệp.
2. Số lượng khách
Quy mô 30 người sẽ có cách bố trí khác với chương trình 300 hoặc 500 khách.
3. Địa điểm
Cho đơn vị tổ chức biết sự kiện diễn ra tại nhà, nhà hàng, khách sạn, sân ngoài trời hay địa điểm khác.
4. Thời gian
Cần xác định ngày và khoảng thời gian tổ chức để có kế hoạch setup phù hợp.
5. Ngân sách
Ngân sách giúp đơn vị tổ chức lựa chọn những hạng mục phù hợp thay vì xây dựng một phương án vượt quá khả năng chi trả.
6. Mong muốn đặc biệt
Nếu khách hàng muốn sân khấu theo concept riêng, có tiết mục biểu diễn, minigame, check-in hoặc hoạt động tương tác, nên trao đổi ngay từ đầu.
Một sự kiện tốt không nhất thiết phải quá cầu kỳ
Nhiều người nghĩ rằng sự kiện phải có sân khấu thật lớn, trang trí thật nhiều mới tạo được ấn tượng.
Thực tế, điều quan trọng hơn là sự phù hợp.
Một buổi tiệc gia đình có thể không cần sân khấu quá lớn.
Một hội nghị doanh nghiệp lại cần sự trang trọng và chuyên nghiệp.
Một Activation dành cho khách hàng trẻ có thể cần nhiều hoạt động tương tác.
Một buổi khai trương lại cần tập trung vào nhận diện thương hiệu và tạo không khí sôi động.
Vì vậy, thay vì chạy theo quy mô, doanh nghiệp nên tập trung vào trải nghiệm mà mình muốn mang đến cho khách mời.
Tổ chức sự kiện là quá trình gồm rất nhiều công việc từ ý tưởng, nội dung, thiết kế, setup đến điều phối và xử lý phát sinh.
Đối với những người lần đầu thực hiện chương trình, việc tự mình xử lý tất cả hạng mục có thể tốn nhiều thời gian và công sức.
Một đơn vị tổ chức sự kiện có thể giúp khách hàng nhìn chương trình theo hướng tổng thể hơn, từ đó dễ dàng xây dựng kế hoạch và phân bổ các hạng mục cần thiết.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ tổ chức sự kiện tại Cần Thơ, có thể tham khảo Nguyên Khang Event và trao đổi trực tiếp về nhu cầu thực tế của chương trình.
Trước khi lựa chọn, khách hàng nên thống nhất rõ về hạng mục dịch vụ, quy mô, nhân sự, thời gian setup, thiết bị, chi phí và phương án xử lý các tình huống phát sinh để chương trình diễn ra thuận lợi và đúng kế hoạch.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Văn Phòng: 666/12/7/7 Nguyễn Văn Quá,Phường Đông Hưng Thuận, Quận 12, HCM
Kho xưởng: Số 95 Đường TTH21 .KP2 Phường Tân Thới Hiệp, Quận 12, HCM
Kho xưởng: Hẻm 112 Trương Thị Hoa, Phường Tân Thới Hiệp, Quận 12
Email: [email protected]
Hottline: 0933.653.754
Leave a Reply